2- فن كتابة التقارير الإدارية

التقرير: هو عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين، أو مشكلة محدودة، عرضًا تحليليًا ميسرًا، مع ذكر الاقتراحات والتوصيات. أو هو: عملية منظمة تسعى للكشف عن مسألة، وتهدف إلى جمع ما تفرق عنها هنا وهناك، في صفحات منظمة ومبوبة.

أهداف التقرير:

1. إكساب المتدرب مهارات علمية ومعلومات عميقة.
2. مساعدة كاتب التقرير على تنمية مهاراته.
3. إكساب كاتب التقرير فرصة ممارسة القراءة النقدية.
4. إكساب كاتب التقرير كيفية الوصول إلى الخبرة والمعرفة من خلال خبرة السابقين ومعرفتهم.

مجالات التقرير:

1. تقرير عن سير عمل قام به أو نشاط شارك فيه.
2. تقرير عن الأنشطة التي تقوم بها بعض المؤسسات.
3. تقرير يعده رئيس الدائرة عن مرؤوسه.
4. تقرير عنما توصل إليه العلماء من تجارب وابتكارات.
5. تقرير المشرفين عن بعض الأعمال التي توكل إليهم.
6. تقرير عن المؤتمرات.
7. تقرير عن بعض الشخصيات المهمة من خلال نتاجهم العلمي.
8. تقرير عن الرحلات والزيارات.
9. تقرير عن الاجتماعات التي يحضرها معد التقرير.
10. تقرير عن البرامج التي شاهدوها أو استمعوا اليها.

خصائص التقرير الجيد:

1. الوضوح والدقة: وذلك باستعمال الألفاظ الشائعة، والابتعاد عن المصطلحات الغامضة والمبهمة.
2. أن يكون التقرير مقنعًا فيما يعرضه من معلومات؛ ليجذب انتباه المتلقي.
3. أن تعرض المعلومات بأسلوب موضوعي محايد غير متحيز.
4. أن يكون حَسَنَ الترتيب والتنسيق تبرز فيه النتائج بوضوح.
5. الدقة والأمانة في عرض مشكلة التقرير، واستقاء المعلومات مباشرة من مصادرها الأساسية.
6. مراعاة قواعد اللغة العربية، بما فيها قواعد الربط الكتابي وأدواته.
7. دعم ما يتضمنه التقرير بالأدلة والبراهين مع التحليل والتوضيح.

مراحل إعداد التقرير:

1. تصور المشكلة والموضوع وتحديده بدقة.
2. تصور الخطوات التي يتبعها الكاتب.
3. أن يكون الكاتب قد استقصى كل ما يتعلق بالموضوع الذي يجب أن يكتب عنه.
4. أن يحلل ما جمع، وأن يفسر ما استقصى، وأن يتأكد من صحة هذه المعلومات من مصادرها.
5. إظهار النتيجة المرجوة من التقرير.
6. كتابة توصيات إن وجدت أو لزم الأمر.
7. الاهتمام بالجوانب الفنية في التقرير مثل العناية بالمقدمة والخاتمة، وعلامات الترقيم، وجودة الخط، وتوضيح الأفكار...الخ، والقيام بطباعته وتنسيقه وترتيبه.