فن كتابة الرسائل الإدارية
المقصود بالرسالة الإدارية: هي كل رسالة ترسل إلى مسؤول في إدارة حكومية أو مؤسسة تجارية أو صناعية أو غير ذلك.
مكونات الرسالة:
- البسملة: من أعلى الصفحة وفي منتصفها.
- التاريخ: من الزاوية اليمنى أعلى الصفحة.
- اسم الجهة المُرسلة.
- المرسل إليه، ويكتب في بداية السطر، ويشتمل على لقب المرسل إليه (مسمى وظيفته).
- التحية الافتتاحية، وعادة تكتب بعد اسم المرسل إليه، وأفضل تحية (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم يكتب بعدها: أما بعد...
- صلب الرسالة (المضمون): ويقسم إلى مقدمة وعرض وخاتمة.
- التحية الختامية، وتكون في نهاية الرسالة، وذلك بعد عرض الموضوع، والأفضل أن تكون موجزة مشتملة على الشكر والاحترام، أو الدعاء له.
- المرسل ولقبه الوظيفي، ويكون في الجانب الأيسر من آخر الرسالة، مشفوعًا بالتوقيع.
- إرفاق المرفقات إن وجدت.
مهارات كتابة الرسالة الإدارية:
- أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة عربية سليمة إملاءً ونحوًا ولغةً، وأسلوبًا.
- حسن اختيار الألفاظ المناسبة للمعاني، دون تعقيد.
- البعد عن أساليب التبجيل أو التفخيم حتى لا يعد ذلك نفاقًا وتزلفًا.
- مراعاة الذوق والأدب واللباقة بما يضمن اتصالًا جيدًا وفعالًا ومجديًا.
- مراعاة الألقاب المتعارف عليها في الوسط الإداري.
- إخراج الرسالة إخراجًا حسنًا من حيث الشكل والتنظيم بوضع كل عنصر في مكانه.
- الإيجاز والاختصار وعدم التكرار.
- الخلو من المحسنات البديعية.
- التقيد بالمصطلحات الإدارية والحكومية.
