6- مهارات صياغة محاضر الجلسات والاجتماعات

تعد كتابة محاضر الجلسات أو الاجتماعات أحد مجالات الكتابة الوظيفية، ويقوم هذا النوع من الكتابة على التسجيل الأمين لما يدور في الاجتماعات والمجالس وتنظيمها.

أهمية محاضر الاجتماعات:

1. يعد محضر الاجتماع رصدًا كتابيًا وتوثيقًا دقيقًا لما يدور في تلك الاجتماعات.
2. التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية.
3. إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة بالاستفادة ممن هم أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة.
4. رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات
5. توثيق ما يدور في الاجتماعات الرسمية للعودة إليه عند الحاجة.

مهارات كتابة محاضر الجلسات:

1. القدرة على الفهم والاستيعاب وحضور الذهن والبديهة.
2. القدرة على التعبير السليم عما يطرح من موضوعات.
3. القدرة على تسلسل الأفكار وترابطها.
4. القدرة على التلخيص غير المخل بالأفكار المطروحة.
5. الالتزام بالشكل العام المتعارف عليه لمحضر الاجتماع.

1. الترابط أثناء عرض الموضوعات المدرجة في جدول الأعمال.
2. كتابة مسودة للجلسة بعد انتهائها؛ لمراجعتها.

كيفية كتابة محاضر الجلسات:

لكتابة محاضر الجلسات عدة عناصر منها:

1. اسم المؤسسة أو القسم الذي عقد فيه الاجتماع.
2. العنوان، ويشمل: محضر اجتماع لجنة... رقم الجلسة....
3. البيانات التوثيقية.
4. تاريخ ومكان الاجتماع.
5. مكان الاجتماع.
6. اسم رئيس الاجتماع.
7. أسماء الحاضرين، والمعتذرين، والمتغيبين.
8. عرض المحضر السابق.
9. كتابة قرار المجلس.
10. غلق محضر الاجتماع.
11. التوقيعات.